物业管理业监管局《处理委任代表的文书》操守守则明天刊宪生效

监管局主席黄江天博士表示：「物业业主委派代表／持牌人出席法团／业主会议及投票受《建筑物管理条例》（第344章）规管及物业公契约束，持牌物管公司及物管人须就其提供物管服务的物业的业主提醒其出席法团／业主会议及投票的责任，及须按法例和物业公契履行有关责任，包括委派代表出席会议及投票。」

上述守则指南清晰指出，持牌人有责任提醒业主尽可能出席其物业的法团／业主会议及投票；如未能出席有关会议，则应根据《建筑物管理条例》（第344章）规定程序委派可信任的人士代表其出席及投票。如业主委派正为有关物业提供物管服务的持牌人代表其出席会议及投票，但相关会议的议决事项与持牌人存在利益冲突或潜在利益冲突，持牌人须向有关业主清楚披露相关利益冲突（包括潜在利益冲突），让其考虑是否仍作出委派。持牌人亦须征询有关业主就议决事项的投票指示，并向有关业主表明如业主没有就议决事项提供投票指示，持牌人可自行就议决事项作出投票决定。

监管局于制定上述守则指南时已咨询物管业界、法团／业主组织及民政事务总署的意见，并适当地将有关意见反映于守则指南内，令内容更全面、实用和切合业界所需，让持牌人更了解如何处理授权出席法团会议或业主会议并代表投票的相关事宜。

除上述守则指南外，监管局已就其他不同物管范畴先后发出了共20份操守守则及相关《良好作业指南》，包括《一般操守守则》、《物业管理公司处理投诉的机制》、《物业管理公司须有效控制物业管理业务》、《物业管理公司处理代客户收取的款项》、《物业管理公司就其委任的结束须履行的责任》、《防止贪污事宜》、《牌照的订明条件》、《保障个人资料》、《处理代客户或安排客户支付款项》、《向客户提供订明资料及财务文件》、《代客户进行采购服务及防止围标》、《处理紧急事故》、《处理棚架工作》、《处理吊船工作》、《处理分判物业管理服务》、《防止贪污事宜 — 员工聘用及管理》、《宣传品的派发与展示》、《树木管理工作》及《物业管理公司于《建筑物管理条例》下的责任》及《处理物业建筑工程》。

有关上述操守守则及《良好作业指南》可于监管局网页下载：
https://www.pmsa.org.hk/sc/regulatory-framework/codes-of-conduct

监管局往后会继续就其他物管范畴陆续发出不同的操守守则及《良好作业指南》，供业界作指引，包括但不限于：