妥善管理維修私人樓宇的公用部分
物業公契清楚列明，業主有責任維修及管理其物業包括物業內的大堂、走廊、升降機、梯間等公用部分，而持牌物業管理（物管）公司亦有責任提醒業主組織／業主須按《建築物管理條例》（第344章）（《建管條例》）及物業公契履行有關責任。
物業管理業監管局（監管局）早前邀請了立法會議員江玉歡女士為其持續專業發展講座作專題演講，就私人樓宇公用地方的管理和維修向逾2,000名現場及網上參與的物管業界人士分析本港及海外的相關案例，並從帳目管理、利益申報、維修保養工程等不同角度探討物管常見問題。
江議員指出，物管工作涉及的範圍甚廣，而持牌物管公司及物管從業員在管理私人樓宇的公用部分時，其責任一般涵蓋以下三個層面：
| 法例 （Statutory） | • 遵守《建管條例》及《物業管理服務條例》（第626 章）（《物管條例》） |
| 法律 （Legal） |
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| 道德（Ethical） | • 依從監管局在《物管條例》下發出的操守守則行事 |
向客戶提供文件
江議員表示，根據《物管條例》第16（2）條，持牌物管公司有法律責任以訂明方式向客戶提供關乎物業的訂明資料，有關詳情可參考 《物業管理服務（發牌及相關事宜）規例》（第 626B章）第 13 條及附表 3。
監管局已為業界制定了《向客戶提供訂明資料及財務文件》操守守則及相關的《良好作業指南》，就向客戶提供有關利益衝突、與物管有關的合約和監管局不時指明的資料；以及應客戶要求提供有關物業的財務文件和複本等情況提供指引。
代客戶支付款項及管理帳目
另外，持牌物管公司在日常工作中亦經常代客戶支付各類有關物管服務的款項，監管局就此制定了《處理代客戶或安排客戶支付款項》操守守則及相關良好作業指南，列明持牌物管公司的責任包括但不限於：
-
設立妥善機制處理代客戶或安排客戶支付款項，包括核實付款資料、設立付款權限、妥善存放支票等；
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如款項以支票繳付，必須填寫所有資料後（包括日期），才作出簽署或安排客戶簽署。
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如服務包括擬備收支表及資產負債表，則須—
o 連續三個月後的 1 個月內，將收支概算表及資產負債表展示在物業顯眼處連續 7 天；
o 每個財政年度後的兩個月內，將收支表及資產負債表展示在物業顯眼處連續 7 天； -
若業主組織指明審計，須不延誤地安排審計；
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若物管公司安排審計帳目，不可干預審計工作，包括不能接受、要求接受或備存相關銀行作出的「銀行詢證函」。
持牌物管公司於《建築物管理條例》下的責任
《2023年建築物管理(修訂)條例草案》於今年7月4日獲立法會三讀通過，並於7月12日刊憲成為《2024年建築物管理(修訂)條例》(《修訂條例》)，並會於明年7月13日正式實施。江議員呼籲持牌物管公司須留意修訂内容，並盡早作出相應部署及調整：
1. 法團帳目
• 每年總收入或總開支超過 50萬元的樓宇，不論單位數目為何，均須審計財務報表。
• 如物業管理委員會違反上述情況，每一名就該情況負有責任的人均有刑責，可被判處第 5 級罰款（5萬元）。
2. 採購規定
《修訂條例》訂明３類採購類別及其須注意事項：
• 第一類大額採購（即採購價值超過或相當可能超過20萬元）：須以招標承投方式採購，並符合《修訂條例》
附表 6A 及附表 6B 第 1 部指明的投標及申報規定。
• 第二類大額採購（即採購價值超過或相當可能超過對上 3 個已結束的財務年度的平均年度開支款額的20%）：
須以招標承投方式採購及經法團／業主決議決定採納某投標書，並符合《修訂條例》附表 6A 及符合附表 6B
第 1 部所指明的投標及申報規定；而更改或終止合約亦須按照法團／業主決議行事。
• 大型維修工程採購：《修訂條例》下新設的採購類別，主要包括關乎修理、更換、保養或改善有關建築物公用
部分的工程項目，而有關項目牽涉每個單位的平均採購價值超過30,000元，及並非樓宇的清潔、保安或經理人
提供的物管服務。修訂條例規定須有業主人數的5%或100名業主（以較少者為準）親身投票，通過有關大型維
修工程採購的決議／更改或終止合約的決議。
如法團／業主未有按照《修訂條例》附表 6A 及6B規定訂立大額採購合約，法庭可作出命令或指示使相關合約無效。
3. 保存文件責任
《修訂條例》亦加入新的刊事制裁，針對不遵守保存會計帳目的支持文件、會議紀錄、採購文件和委任代表文書及
授權通知的行為。一經定罪，相關人士（包括負有責任的管委會參與者）可被判處第4級罰款（25,000元）。
利益申報
• 受託人承諾會代表客戶就特定事項行事；及
• 受託人行使顧及客戶（信託受益人）整體利益的權利及酌情權。
由於受託人與客戶之間的關係以誠信為基礎，所以受託人不應該讓任何個人利益與其對客戶的責任存有衝突。
有見及此，監管局已在向物管業持牌人發出的《一般操守守則》第3條清楚列明持牌人應避免與其客戶涉及利益衝突。在有可能有或有潛在利益（不論是金錢或其他實益利益）衝突的情況下，持牌人須在合理及切實可行的範圍内儘快向其客戶詳盡披露有關利益。另外，監管局《代客戶進行採購服務及防止圍標》操守守則中A（2）亦列明，持牌物管公司為客戶進行採購時，其及其僱員不得索取或接受任何未經授權的利益或損害其公正性的款待。如就相關採購和參與競投的貨品供應商或服務承辦商有任何財務或個人的關係，須盡其所知及在切實可行範圍内申報利益。
立法會議員江玉歡女士持續進修講座專題演講回顧
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日常管理中向客戶提供資料、管理款項事宜
修訂建築物管理條例
利益衝突 / 申報責任
本港及海外的相關案例
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海外趨勢
問答環節
物管人牌照持有人收看上述短片在監管局持續專業發展計劃下屬「核心」內容範疇的「非正式」活動，可獲取最多2小時的持續進修認可參與時數。
物業管理業監管局
（只有中文版本）
