物業管理業監管局《處理委任代表的文書》操守守則明天刊憲生效

監管局主席黃江天博士表示：「物業業主委派代表／持牌人出席法團／業主會議及投票受《建築物管理條例》（第344章）規管及物業公契約束，持牌物管公司及物管人須就其提供物管服務的物業的業主提醒其出席法團／業主會議及投票的責任，及須按法例和物業公契履行有關責任，包括委派代表出席會議及投票。」

上述守則指南清晰指出，持牌人有責任提醒業主盡可能出席其物業的法團／業主會議及投票；如未能出席有關會議，則應根據《建築物管理條例》（第344章）規定程序委派可信任的人士代表其出席及投票。如業主委派正為有關物業提供物管服務的持牌人代表其出席會議及投票，但相關會議的議決事項與持牌人存在利益衝突或潛在利益衝突，持牌人須向有關業主清楚披露相關利益衝突（包括潛在利益衝突），讓其考慮是否仍作出委派。持牌人亦須徵詢有關業主就議決事項的投票指示，並向有關業主表明如業主沒有就議決事項提供投票指示，持牌人可自行就議決事項作出投票決定。

監管局於制定上述守則指南時已諮詢物管業界、法團／業主組織及民政事務總署的意見，並適當地將有關意見反映於守則指南內，令內容更全面、實用和切合業界所需，讓持牌人更了解如何處理授權出席法團會議或業主會議並代表投票的相關事宜。

除上述守則指南外，監管局已就其他不同物管範疇先後發出了共20份操守守則及相關《良好作業指南》，包括《一般操守守則》、《物業管理公司處理投訴的機制》、《物業管理公司須有效控制物業管理業務》、《物業管理公司處理代客戶收取的款項》、《物業管理公司就其委任的結束須履行的責任》、《防止貪污事宜》、《牌照的訂明條件》、《保障個人資料》、《處理代客戶或安排客戶支付款項》、《向客戶提供訂明資料及財務文件》、《代客戶進行採購服務及防止圍標》、《處理緊急事故》、《處理棚架工作》、《處理吊船工作》、《處理分判物業管理服務》、《防止貪污事宜 — 員工聘用及管理》、《宣傳品的派發與展示》、《樹木管理工作》及《物業管理公司於《建築物管理條例》下的責任》及《處理物業建築工程》。

有關上述操守守則及《良好作業指南》可於監管局網頁下載：
https://www.pmsa.org.hk/tc/regulatory-framework/codes-of-conduct

監管局往後會繼續就其他物管範疇陸續發出不同的操守守則及《良好作業指南》，供業界作指引，包括但不限於：